Как выбрать программу для кадрового учета, которая подойдет именно Вам?

2 сентября

Когда мы презентуем программу потенциальному клиенту, нам часто задают вопрос: «А чем ваша программа лучше других кадровых систем?» Что ж, давайте попробуем разобраться.

Начнем с того, что кадровый учет, несмотря на общую законодательную базу (Трудовой кодекс РФ) может иметь значительные нюансы в каждой отдельно взятой организации. Как правило, такое случается либо на крупных предприятиях, либо там, где есть отраслевая специфика — например, в медицинских учреждениях. Контур.Персонал специализируется исключительно на кадровом учете и предназначен как раз для организаций, где требуется гибкая настройка и доработка системы (реквизитов, приказов, отчетов, печатных форм) под специфику работы организации. При этом все, что нужно для «стандартного» учета кадров, в Контур.Персонале уже есть (поэтому для небольших организаций Контур.Персонал также подойдет). Дорабатываются по просьбе заказчика только особенности, связанные с конкретными бизнес-процессами заказчика. Многое же вообще решается настройками и не требует доработки — например, учет дополнительных отпусков или настройка оплаты труда. А для медицинских учреждений и учреждений государственной службы (не путать с государственными учреждениями) Контур.Персонал имеет свои отраслевые решения: Контур.Персонал Медицина и Контур.Персонал Госслужба, уже доработанные и преднастроенные с учетом отраслевой специфики.

Многие другие конкурирующие программы (например, 1С) специализируются, в первую очередь, на расчете зарплаты или бухгалтерском учете, поэтому кадровый учет в них представлен не в полной мере. Например, могут быть только унифицированные печатные формы приказов, тогда как в Контур.Персонале можно оформить, в том числе, и направление на обучение, изменение оплаты труда, совмещение или исполнение обязанностей — то есть то, что выходит за рамки унифицированных форм. То же самое касается и отчетов: набор всевозможных отчетов и выборок по персоналу и штатному расписанию в Контур.Персонале шире; в других программах могут быть представлены, в основном, унифицированные отчеты, а дополнительные выборки нужно настраивать отдельно. С настройкой таких выборок пользователь не всегда может справиться самостоятельно. Программы, реализующие лишь основы кадрового учета, подходят, скорее, для небольших организаций (50-100 лицевых счетов), где кадровый учет прост, незамысловат, где автоматизация бизнес-процессов пользователя не требует доработки. Конечно, доработать можно любую программу под ваши потребности, однако любые доработки — это деньги, и чем больше доработок, тем больше денег вам придется выложить за внедрение системы, даже если сама программа стоит копейки. Например, в случае внедрения 1С на крупных предприятиях (300-1000 лицевых счетов и более) лицензия программы будет стоить недорого, однако типовую поставку придется существенно доработать, при этом стоимость поддержки доработанного решения резко возрастает.

С другой стороны, у таких систем есть определенное преимущество: сведения о кадрах и заработной плате хранятся в одной базе, что упрощает доступ расчетчика к личным данным сотрудника. Однако мы в своей работе часто сталкиваемся с возражениями пользователей: расчетчики не хотят, чтобы кадровики назначали оплату труда сотрудникам в программе, поскольку переживают, что кадровик допустит ошибку в установке оклада или надбавки. Кадровики, в свою очередь, тоже не хотят, чтобы расчетчик имел доступ к приказам или штатному расписанию (у расчетчиков, как правило, не используется структура штатного расписания, а люди сгруппированы по другим признакам — например, по источникам финансирования). В программных продуктах СКБ Контур эта проблема решается тем, что имеются две принципиально разных системы — Контур.Зарплата и Контур.Персонал, каждая из которых является экспертом в своем деле. Каждая программа имеет свою базу данных, которые никак не пересекаются, и при этом можно автоматически обмениваться данными между этими программами, избавляя тем самым расчетчиков от ведения и учета кадровых данных и некоторых приказов. Конечно, в этом случае пользователю придется приобрести 2 программных продукта и отдельно настроить их, что для некоторых, особенно маленьких, организаций, довольно дорого. Но, где здесь плюсы, а где минусы — решать уже каждой конкретной организации.

Несомненным преимуществом Контур.Персонала является возможность хранить историю изменений как по штатному расписанию, так и по сотрудникам. В организации могут меняться подразделения, добавляться или удаляться штатные единицы, — все эти изменения можно вести в Контур.Персонале, возвращаясь в любой момент в прошлое или перепрыгивая в будущее, чтобы увидеть структуру предприятия на любую дату. Также и по сотрудникам. Любой реквизит: адрес, паспорт, ФИО, должность, — все имеет свою историю. Вы всегда сможете узнать на любую дату должность работника, его стаж, образование, сколько дней отпуска ему положено. В других программах возможность хранить историю изменений либо отсутствует, либо реализована для небольшого количества реквизитов.

Из того, что вы еще редко найдете в других системах, можно выделить механизм внесения изменений в программу на основе транзакций, т.е. с возможностью отката всех изменений. Так в Контур.Персонале работают все приказы. Например, вы формируете приказ об отпуске, вы указали всю информацию в приказе: даты отпуска, период, за которые он предоставлен, основание приказа. Далее вы нажимаете на кнопку «Принять приказ». Система проверяет правильность внесенных сведений: не пересекается ли отпуск с другими отпусками, не превышено ли количество дней отпуска в периоде и т.д. И только после прохождения всех проверок система вносит эти изменения в карточку сотрудника и в табель. Если позже вы решите, что приказ нужно отменить (или поправить), достаточно нажать на кнопку «Отменить приказ», и все изменения по этому отпуску удалятся из карточки сотрудника и табеля. После этого вы можете удалить приказ, либо отредактировать его и утвердить снова. Аналогом такого способа работы является механизм проведения документов в 1С. А вот в «Босс-Кадровике» хоть изменения и вносятся через приказ, после утверждения приказа его невозможно отменить: все внесенные сведения удалить можно только вручную.

Механизм транзакций дает нам еще одно важное преимущество — автоматическое заполнение табеля на основе утвержденных приказов. В других программах буквы и время в табель приходится вносить вручную, либо отдельно заполнять и проводить специальный документ, как, например, в 1С.

Некоторые наши пользователи среди преимуществ Контур.Персонала выделяют работу с отпусками. Система сама отслеживает и исключает различные неявки из стажа для начисления ежегодного отпуска. Вы можете вести дополнительный отпуск по сотруднику, при этом больничные, отпуска без сохранения зарплаты сроком больше 14 дней, отпуска по уходу за ребенком или любая другая неявка будут автоматически исключаться из стажа для начисления отпуска, либо сокращать продолжительность дополнительного отпуска в рабочем году сотрудника. Все это настраивается персонально под пользователя. Гибкая система учета отпусков особенно важна там, где ведется учет дополнительных отпусков — за выслугу лет, за вредность, за особые условия труда. Во многих других программах таких настроек по умолчанию нет.

Немало внимания пользователи уделяют и внешнему виду, интерфейсу программы: удобно или нет с ней работать. Существует мнение, что пользователь должен нажать не более трех кнопок, чтобы получить желаемый результат в системе (сформировать отчет или приказ, например). Мы в Контур.Персонале стремимся к этому идеалу. Поэтому, например, все печатные формы, которые могут понадобиться при приеме (Т-1, Т-2, трудовой договор) хранятся в одном месте. Мы стараемся автоматизировать каждый кусочек работы, оставляя минимум действий вручную. Для сравнения, в «Босс-Кадровике» можно «утонуть» во множестве окон и переходах от одного пункта меню к другому: кадровые данные по сотруднику хранятся не в одной электронной карточке, а доступны из разных пунктов меню, нет единого реестра приказов и отчетов, как, в общем-то, и в 1С. В 1С замечено еще одно неудобство: если сотруднику оформили увольнение, то важно не забыть его дополнительно вручную перенести в раздел уволенных. Контур.Персонал все делает сам и, опять же, на основе транзакций: если приказ на увольнение утвержден, сотрудник отображается в разделе уволенных. Если приказ на увольнение отменить, сотрудник будет отображаться на той должности, на которой он работает. С другой стороны, интерфейс — всегда дело привычки. Даже к сложным переходам в «Босс-Кадровике» пользователи со временем привыкают, и другой, даже более простой интерфейс, кажется им уже сложным и непривычным.

В любом случае, какую бы систему вы ни рассматривали для приобретения, обращайте внимание на тот функционал, который понадобится именно вам в вашей работе. Узнайте, содержит ли программа все нужные вам отчеты, приказы, печатные формы. Внимательно относитесь к фразам типа «их нет, но они легко дорабатываются». Доработать легко, но бесплатно их никто дорабатывать не будет. Имейте в виду, что если вы пользуетесь своими собственными (неунифицированными) печатными формами приказов, формируете большой объем внутренней отчетности для руководства и смежных подразделений, — практически все это придется дорабатывать — ведь в типовой конфигурации всего этого может не быть. И чем больше таких доработок, тем больше денег вам придется за них отдать. Поэтому и получается, что при низкой стоимости самой программы стоимость внедрения, доработок и последующего сопровождения может быть очень высока (такова ситуация, например, с продуктами 1С). Отсюда вывод: чем больше нужного вам функционала есть сразу в поставочной версии, тем меньше денег вам придется доплачивать потом.

При выборе программы уточняйте, как часто выходят обновления программы, учитывающие изменения законодательства и исправление ошибок, насколько легко будет получить и установить эти обновления. Если обновления и исправления выпускаются редко, вы рискуете работать в системе, не соответствующей изменениям в законодательстве. Команда Контур.Персонала решает критичные изменения законодательства и ошибки в течение нескольких дней; по просьбе заказчика исправления могут быть высланы ему по электронной почте.

Отнеситесь внимательно к демонстрации программы, которую проводит для вас представитель компании. Если есть возможность самостоятельно посмотреть демонстрационную версию, не пренебрегайте этим. Лучше пожертвовать парой дней работы, чтобы внимательно изучить систему перед ее приобретением. Ведь впоследствии вам предстоит работать в этой программе не один год!


Другие новости

3 октября

С 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд информацию о трудовой деятельности своего персонала.

9 сентября

Итак, Вы купили систему Контур.Персонал. Пока это просто дистрибутив на жестком диске, что же нужно сделать, чтобы получить рабочую систему, удовлетворяющую всем Вашим требованиям? Каковы дальнейшие шаги Вас, как специалиста, ответственного за работу программы, и ее первого и постоянного пользователя? О том, как проходит этап внедрения, рассказывают специалисты по внедрению программы.

7 августа

В сервисе электронного документооборота Диадок появилась возможность онлайн-оплаты счетов.

5 августа

Заполняйте путевые листы для автобусов, контролируйте работу смены водителей и кондукторов и фиксируйте выручку — в модуле «Путевые листы и ГСМ» произошли важные обновления для учета работы автобусов.